REGULAMIN ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
Urbański Sp. z o.o.

§1 Postanowienia ogólne

1. 1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb dokonywania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz procedurę postępowania ze Zgłoszeniami dotyczącymi naruszeń prawa w ramach działalności Urbański sp. z o.o.
   2. Regulamin został opracowany na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, (Dz. U. 2024 poz. 928).
   3. Celem Regulaminu jest ochrona praw Sygnalistów, zapewnienie im bezpiecznego kanału do zgłaszania naruszeń oraz ochrona danych osobowych zgromadzonych w związku z takimi zgłoszeniami.

§2 Definicje

1. 1. Spółka – Urbański sp. z o.o.
   2. Pracownicy – wszystkie osoby fizyczne zatrudnione obecnie lub w przeszłości w Spółce na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej, świadczące dla Spółki pracę lub usługi. Definicją objęte są również osoby odbywające w Spółce staż lub praktyki odpłatnie lub nieodpłatnie, ubiegające się o zatrudnienie, a także członkowie organów Spółki lub akcjonariusze i udziałowcy.
   3. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń – dedykowana i niezależna jednostka w Spółce, która wyjaśnia Zgłoszenie i podejmuje działania następcze. 
   4. Nieprawidłowości – wszelkie występujące w ramach prowadzonej przez Spółkę działalności zdarzenia, które naruszają lub mogą naruszać:
      1. a. przepisy prawa (krajowego lub unijnego), np. w obszarze:
         1. • zamówień publicznych,
            • zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, 
            • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, 
            • ochrony środowiska,
            • zdrowia publicznego,
            • ochrony konsumentów,
            • ochrony prywatności i danych osobowych,
            • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji opodatkowania osób prawnych. 

         b. naruszenia w zakresie mobbingu, dyskryminacji i molestowania seksualnego,
         c. wewnętrznych kodeksów postępowania i procedur obowiązujących w Spółce, np. w obszarze:

         1. •  przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów, 
            •  bezpieczeństwa i higieny pracy, 
            • oszustw, kradzieży i niewłaściwego wykorzystania majątku Spółki,

         d. wiążących Spółkę kodeksów postępowania, standardów rynkowych bądź branżowych, które przyjęła,
         e. standardów etycznych lub dobrych zwyczajów handlowych.

   5. Zgłoszenie, Zgłoszenie Nieprawidłowości, Zgłoszenie Wewnętrzne – przekazanie w dobrej wierze informacji o wystąpieniu rzeczywistej Nieprawidłowości lub uprawdopodobnionym podejrzeniu Nieprawidłowości, przy wykorzystaniu jednego ze wskazanych w Regulaminie kanałów zgłaszania. 
   6. Działanie w dobrej wierze – działanie w przekonaniu, że zgłoszona informacja jest prawdziwa w momencie zgłaszania i że jest lub może być Nieprawidłowością, mając na celu interes Spółki lub Pracowników. 
   7. Sygnalista – Pracownik, który Zgłosił Nieprawidłowość.
   8. Rejestr – Rejestr Zgłoszeń o Nieprawidłowościach.
   9. Działania odwetowe – wszelkie działania podejmowane wobec Sygnalisty w związku z dokonanym przez niego Zgłoszeniem, których celem jest doprowadzenie do pogorszenia jego sytuacji. Są to wszystkie działania takie jak dyskryminacja czy niesprawiedliwe traktowanie mające na celu ukaranie Sygnalisty za przesłanie Zgłoszenia, w tym m.in.: rozwiązanie stosunku pracy, pomijanie przy awansach, nieuzasadnione gorsze traktowanie, niekorzystna zmiana warunków zatrudnienia lub wynagrodzenia, wszelkie przejawy celowego szkodzenia dalszej karierze zawodowej lub reputacji lub groźba takiego działania.

§3 Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń

1. 1. Za przyjmowanie Zgłoszeń Wewnętrznych odpowiedzialny jest Dział Prawny i Compliance.
   2. W szczególnych przypadkach Spółka może upoważnić zewnętrzny podmiot lub wyznaczoną osobę do pełnienia funkcji odbiorcy zgłoszeń.

§4 Zgłaszanie Nieprawidłowości

1. 1. Pracownik może zgłosić Nieprawidłowość:
      1. a. w formie e-maila, na adres poczty elektronicznej: sygnalista@urbanski.eu,
         b. w formie listu sporządzonego na papierze, na zwykły adres pocztowy: Urbański sp. z o.o., ul. Chrobrego 151, 87-100 Toruń, skierowanego do Jednostki Odpowiedzialnej za Przyjmowanie Zgłoszeń z dopiskiem „do rąk własnych”,
         c. osobiście poprzez spotkanie z przedstawicielem/członkiem Jednostki Odpowiedzialnej za Przyjmowanie Zgłoszeń,
         d. poprzez umieszczenie zgłoszenia w formie papierowej (w zamkniętej kopercie) w urnie znajdującej się w łatwo dostępnym miejscu zapewniającym poufność,
         e. poprzez formularz dostępny online na stronie internetowej Spółki.
   2. Każdy z kanałów obsługiwany jest przez Jednostkę Odpowiedzialną za Przyjmowanie Zgłoszeń.
   3. Aby zapewnić w pełni obiektywnie i niezależne rozpatrywanie Zgłoszeń, Spółka ustanawia alternatywny kanał zgłaszania, na wypadek, gdyby zgłoszenie dotyczyło Jednostki Odpowiedzialnej za Przyjmowanie Zgłoszeń lub innej osoby zaangażowanej w proces rozpatrywania nieprawidłowości. Alternatywnym kanałem zgłaszania, Zgłoszenia można wysyłać do Członka Zarządu w formie listu sporządzonego na papierze, na zwykły adres pocztowy: Urbański sp. z o.o., ul. Chrobrego 151, 87-100 Toruń, skierowanego do Prezesa lub Wiceprezesa Spółki z dopiskiem „do rąk własnych”.
   4. W sytuacji określonej w powyższym ustępie zapisy Regulaminu stosuje się odpowiednio, w szczególności, jeżeli Zgłoszenie nie jest anonimowe, nie ujawnia się treści Zgłoszenia ani tożsamości Sygnalisty osobom, których ono dotyczy. 
   5. Aby możliwe było rzetelne i szybkie rozpatrzenie sprawy, Zgłoszenie powinno zawierać:
      1. a. wskazanie firmy Spółki i Działu, którego dotyczy,
         b. opis Nieprawidłowości (czego dotyczy, kiedy i gdzie miała lub może mieć miejsce),
         c. wskazanie osób mających wiedzę o nieprawidłowości,
         d. sprawców, świadków, pokrzywdzonych, innych osób mających istotne informacje,
         e. wszelkie dokumenty (w dowolnym formacie) załączone do Zgłoszenia mogące stanowić dowód w sprawie,
         f. wszelkie dodatkowe informacje uprawdopodabniające wystąpienie nieprawidłowości lub uzasadniające jej podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie Zgłoszenia,
         g. informację czy sprawa była już w przeszłości sygnalizowana (np. przełożonym lub innym osobom w Spółce),
         h. adres do kontaktu Sygnalisty w celu przekazania informacji zwrotnej.

   6. Spółka dopuszcza Zgłoszenia anonimowe, jednak zachęca do podawania swoich danych osobowych w treści Zgłoszenia. Zgłoszenia nieanonimowe pozwalają na szybsze wyjaśnienie sprawy i podjęcie skuteczniejszych działań naprawczych, przy gwarancji zachowania w poufności tożsamości Sygnalisty. 
   7. Choć Spółka postara się jak najdokładniej wyjaśnić Zgłoszenia anonimowe w sposób opisany w Regulaminie, to Zgłoszenia przesłane przez Pracowników w sposób anonimowy (np. listownie czy z adresów e-mail innych niż służbowe, które uniemożliwiają potwierdzenie, że osoba zgłaszająca jest Pracownikiem Spółki) mogą skutkować m.in.:
      1. a. brakiem możliwości przekazania informacji zwrotnej dotyczącej rozpatrzenia Zgłoszenia,
         b. ograniczeniem szczegółowości informacji zwrotnej o działaniach podjętych przez Spółkę w reakcji na Zgłoszenie. Zasada ta ma ograniczyć ryzyko wypłynięcia sensytywnych informacji o postępowaniu wyjaśniającym poza Spółkę, z uwagi na brak możliwości zweryfikowania czy osoba zgłaszająca jest rzeczywiście Pracownikiem Spółki,
         c. brakiem możliwości zagwarantowania pełnej ochrony przed działaniami odwetowymi przewidzianej dla Sygnalistów, z uwagi na brak wiedzy kogo należy chronić (ponieważ Zgłoszenie jest anonimowe). 
   8. Jeśli jednak w toku rozpatrywania anonimowego Zgłoszenia, tożsamość osoby zgłaszającej zostanie ujawniona lub potwierdzi ona ją samodzielnie, osoba taka zaczyna być traktowana jako Sygnalista w rozumieniu tego regulaminu i przysługuje jej pełna ochrona i pełen dostęp do informacji zwrotnej. 

§5 Obowiązki Sygnalisty

1. 1. Pracownik, który dokonał Zgłoszenia, aby nie zakłócić prawidłowego przebiegu procesu jego weryfikacji i wyjaśniania ma obowiązek:
      a. zachować w poufności sam fakt dokonania Zgłoszenia i wszelką komunikację oraz uzyskane informacje związane ze Zgłoszeniem i postępowaniem wyjaśniającym lub korygującym,
      b. na prośbę Jednostki Odpowiedzialnej za Przyjmowanie Zgłoszeń w niezbędnym zakresie pomagać w weryfikacji Zgłoszenia.

§6 Ochrona i prawa Sygnalisty

1. 1. Sygnalisty Każdemu Sygnaliście zapewnia się:
      1. a. ochronę tożsamości i poufność Zgłoszenia,
         b. ochronę przed działaniami odwetowymi,
         c. prawo otrzymania informacji zwrotnych na temat działań podjętych w związku ze Zgłoszeniem. 
   2. Wszystkie osoby rozpatrujące zgłoszenie zachowują w poufności fakt swojego zaangażowania w proces rozpatrywania, a także wszelkie informacje uzyskanych w związku z jego przebiegiem, w tym, w szczególności tożsamość Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także pozostałe dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu. Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody – z wyjątkiem ujawnienia ich:
      1. a. właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa,
         b. innym osobom powołanym przez Jednostkę Odpowiedzialną za Przyjmowanie Zgłoszeń do wyjaśniania Zgłoszenia, jeżeli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy.
   3. Naruszenie wskazanego w poprzednim ustępie obowiązku poufności może być podstawą pociągnięcia do odpowiedzialności prawnej i dyscyplinarnej osoby, która dopuściła się takiego naruszenia. 
   4. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek Działań odwetowych wobec Sygnalisty. Ochrona ta obejmuje również osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz inne osoby powiązane z Sygnalistą, tj. rodziny, krewnych i osób bliskich. 
   5. Spółka zakazuje również podejmowania jakichkolwiek pośrednich Działań odwetowych wobec podmiotu prawnego, który jest własnością Sygnalisty, dla którego Sygnalista pracuje lub z którym jest on w inny sposób związany. Do takich pośrednich działań należą m.in.: odmowa świadczenia usług, wpisanie na czarną listę lub bojkotowanie działalności gospodarczej. 
   6. Każdy Pracownik, który doświadczy lub który wie o jakichkolwiek Działaniach odwetowych, powinien natychmiast zgłosić ten fakt na takich samych zasadach, na jakich zgłasza się Nieprawidłowości. 

§ 7 Informacja Zwrotna

1. 1. Jeżeli Zgłoszenie zostało przesłane na zasadach opisanych w niniejszym Regulaminie, w tym nie jest anonimowe, Sygnalista będzie informowany o:
      1. a. przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu, w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia,
         b. wyniku postępowania (tj. stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa) i planowanych lub już wdrożonych działaniach następczych (tj. działaniach, podejmowanych na skutek Zgłoszenia), w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania Zgłoszenia lub upływu terminu na potwierdzenie jego otrzymania. Informacje zwrotne są domyślnie przekazywane na adres e-mail, z którego Zgłoszenie zostało wysłane. W przypadku innych kanałów zgłaszania, Sygnalista może zawsze wskazać w jaki sposób chciałby otrzymać informacje zwrotne (np. wskazać preferowany adres e-mail). 
   2. Niezależnie od postępu prac nad wyjaśnieniem nieprawidłowości lub wdrożeniem środków naprawczych, w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowania Zgłoszeń musi udzielić informacji zwrotnej Sygnaliście o podjętych działaniach. 
   3. Treść informacji zwrotnej jest każdorazowo zatwierdzana i wysyłana przez Jednostkę Odpowiedzialną za Przyjmowanie Zgłoszeń i musi zawierać co najmniej informacje o:
      1. a. stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości,
         b. środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.
   4. Opracowując treść informacji, Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń powinna brać pod uwagę, że przekazując informację zwrotną nie należy ujawniać wrażliwych lub poufnych informacji o osobach zaangażowanych w nieprawidłowość lub innych informacji o Spółce, które mogą zostać wykorzystane w niewłaściwy sposób, szczególnie, gdyby zostały ujawnione poza organizację. Treść informacji może zawierać pouczenie dla Sygnalisty o konieczności zachowania przekazanej informacji zwrotnej w poufności. W przypadku zgłoszeń anonimowych nie ma obowiązku udzielania takiej informacji. Jeżeli jednak istnieje taka możliwość (np. poprzez odpisanie na maila lub adres korespondencyjny do kontaktu),  Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń może rozważyć sformułowanie krótkiej informacji, która powinna jednak zapewniać maksymalne bezpieczeństwo organizacji oraz osób związanych z postępowaniem, biorąc pod uwagę brak znajomości tożsamości osoby zgłaszającej. 

§8 Zasady weryfikacji Zgłoszenia

1. 1. Zgłoszenia Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń, w ciągu 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, przeprowadza jego wstępną weryfikację:
      1. a. upewnia się, czy Zgłoszenie zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego rozpatrzenia. Jeżeli zauważy istotne braki, kontaktuje się z Sygnalistą, chyba że Zgłoszenie zostało przesłane anonimowo, a Sygnalista nie umożliwił kontaktu ze sobą,
         b. ustala czy zgłoszona sprawa może stanowić Nieprawidłowość w rozumieniu Regulaminu,
         c. ocenia jak poważne mogą być konsekwencje zgłoszonej Nieprawidłowości z punktu widzenia interesów Spółki i Pracowników.
   2. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń niezwłocznie po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, ale zawsze nie później niż w terminie do 7 dni od jego otrzymania, informuje Sygnalistę o przyjęciu  lub odrzuceniu Zgłoszenia, jeżeli ocenia je jako oczywiście bezzasadne, chyba że Zgłoszenia dokonano anonimowo, a Sygnalista nie umożliwił komunikacji ze sobą.
   3. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy indywidualnych naruszeń praw i interesów Pracownika, które nie stanowią naruszenia prawa (np. złe stosunki koleżeńskie, drobne nieporozumienia) Jednostka Odpowiedzialna za  Przyjmowanie Zgłoszeń przekazuje Zgłoszenie do procedowania Działowi HR, który dalej zajmuje się sprawą. Wyłącza to dalsze procedowanie sprawy na zasadach opisach w tym Regulaminie, a status Sygnalisty nie jest nadawany osobie dokonującej takiego zgłoszenia. 

§9 Powołanie osób pomagających w wyjaśnieniu zgłoszenia 

1. 1. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń może stworzyć zespół wyjaśniający Zgłoszenie, składający się z osób o odpowiedniej wiedzy i doświadczeniu, które mogą pomóc w sprawnym wyjaśnieniu Zgłoszenia. Osobami takimi mogą być zarówno pracownicy Spółki, jak i doradcy zewnętrzni. Przy doborze takich osób, Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń upewnia się co do ich bezstronności i braku powiązań ze zgłoszoną sprawą. Przed dopuszczaniem do sprawy, każda taka osoba musi podpisać stosowne upoważnienie oraz oświadczenie zobowiązujące do zachowania poufności danych Sygnalisty oraz innych informacji związanych ze Zgłoszeniem. 

§10 Postępowanie wyjaśniające 

1. 1. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń podejmując działania, które mają wyjaśnić sprawę, może m.in.:
      1. a. zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych informacji,
         b. występować do innych Pracowników o udzielenie informacji zachowując wszelkie wymogi poufności opisane w Regulaminie,
         c. zwrócić się do osoby lub osób wskazanych w treści zgłoszenia o udzielenie wyjaśnień zachowując wszelkie wymogi poufności opisane w Regulaminie.
   2. Wszelkie działania podejmowane w ramach postępowania wyjaśniającego są poufne, a obowiązek zachowania poufności ciąży na wszystkich członkach zespołu wyjaśniającego.  

§11 Działania naprawcze i korygujące 

1. 1. Jeżeli jest to uzasadnione wynikiem przeprowadzonych działań wyjaśniających, Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń opracowuje propozycję działań naprawczych i korygujących (lub zleca jej opracowanie) i przekazuje ją do wdrożenia właściwej osobie/osobom lub jednostce organizacyjnej. Działania naprawcze i korygujące obejmują wszelkie działania nakierowane na wyeliminowanie Nieprawidłowości oraz jej konsekwencji, w tym minimalizację ryzyka prawnego, finansowego, wizerunkowego dla Spółki. Mogą być to działania polegające m.in. na:
      1. a. wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub innego właściwego postępowania wobec Pracownika, który dopuścił się Nieprawidłowości,
         b. modyfikacji obowiązujących procedur mającej zapobiec powtórzeniu się podobnym Nieprawidłowościom w przyszłości,
         c. przeprowadzeniu dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych,
         d. zwiększeniu częstotliwości audytów danego obszaru,
         e. przeprowadzeniu zmian strukturalnych lub przesunięciu kompetencji,
         f. podjęciu odpowiednich środków prawnych, w tym procesowych. 
   2. Plan działań powinien definiować konkretne zadania, przypisywać odpowiedzialność za ich wykonanie konkretnym Pracownikom lub Działom oraz określać termin realizacji zadań. Jeżeli proponowane działania naprawcze wymagają podjęcia decyzji Zarządu Spółki, Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń  przedstawia plan działań naprawczych do akceptacji, z zachowaniem wymogów poufności opisanych w tym Regulaminie.  

§12 Dokumentowanie postępowania

1. 1. Wszystkie działania istotne z punktu widzenia rzetelnego wyjaśnienia sprawy powinny być udokumentowane (raporty, zestawienia danych, korespondencja mailowa, notatki z przeprowadzonych rozmów, notatki ze spotkań zespołu wyjaśniającego itd.) i umieszczane w Rejestrze. Wszelkie dokumenty dot. działań z postępowania są ściśle poufne, a osoby, które tworzą takie dokumenty, po przekazaniu ich do Rejestru i zamknięciu sprawy są zobowiązane usunąć trwale taką dokumentację ze swoich zasobów. 

§13 Zakończenie sprawy

1. 1. Po zweryfikowaniu wdrożenia poszczególnych działań naprawczych Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń opracowuje raport opisujący przebieg całego postępowania, tj. wyniki działań wyjaśniających oraz podjętych działań naprawczych. 

§14 Prowadzenie Rejestru Zgłoszeń

1. 1. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej przez Jednostkę Odpowiedzialną za Przyjmowanie Zgłoszeń. Zapewnia on poufność i bezpieczeństwo danych przechowywanych w Rejestrze i co do zasady ma do nich wyłączny dostęp. W Rejestrze Zgłoszeń odnotowywane jest każde Zgłoszenie, przekazane na zasadach i z użyciem kanałów opisanych w tym Regulaminie.
   2. Każde zgłoszenie zostanie potwierdzone Sygnaliście w ciągu 7 dni od jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
   3. Zgłoszenia są rejestrowane w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzonym przez Dział Prawny i Compliance.
   4. Rejestr obejmuje:
      • numer zgłoszenia,
      • przedmiot naruszenia,
      • dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie,
      • adres do kontaktu sygnalisty,
      • datę zgłoszenia,
      • informacje o podjętych działaniach następczych,
      • datę zakończenia sprawy.
   5. Dane zgromadzone w rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze.

§15 Cykliczne raportowanie o stanie systemu Whistleblowing 

1. 1. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń raportuje raz do roku w terminie do dnia 31 marca roku następnego o stanie systemu zgłaszania Nieprawidłowości Zarządowi Spółki. 
   2. Z zachowaniem zasady poufności raport może także zostać przekazany Zarządowi Spółki. W razie pozytywnej weryfikacji Zgłoszenia, zachowując poufność tożsamości Sygnalisty, a także uwzględniając przedmiot zgłoszenia, Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń może podjąć decyzję o powiadomieniu o Zgłoszeniu Zarządu Spółki. 
   3. Przekazanie informacji o zdarzeniu powinno ograniczać do koniecznego minimum przepływ informacji stanowiących dane osobowe Pracowników. Wszystkie osoby, którym przekazywana jest informacja o Nieprawidłowościach w Spółce, gdy konieczne jest przekazanie danych osobowych Sygnalistów, są zobowiązane do zachowania w poufności tożsamości Sygnalistów. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń może w ramach przekazywania informacji o zdarzeniu całkiem utajnić dane osobowe Sygnalisty dla minimalizacji ryzyka działań odwetowych wobec Sygnalisty. 

§16 Dane osobowe

1. 1. Dane osobowe zawarte w zgłoszeniach są przetwarzane zgodnie z Polityką bezpieczeństwa danych osobowych w Spółce, która określa sposób ochrony danych osobowych, w tym w szczególności danych osób dokonujących Zgłoszeń oraz osób, których dotyczą Zgłoszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności na podstawie obowiązku wynikającego z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) (dalej: RODO) i przepisami o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. 
   2. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń jest zobowiązana do nadzorowania, by wszystkie dane osobowe identyfikujące Sygnalistę były umieszczane w Rejestrze osobno w przeznaczonym do tego podkatalogu w katalogu danej sprawy. Oznaczać to może konieczność anonimizacji lub ewentualnie pseudonimizacji wszelkich innych dokumentów zawartych we właściwych podkatalogach (np. w zakresie treści zgłoszenia, treści stworzonych raportów itp.). 
   3. Administratorem danych osobowych przekazywanych w ramach Zgłoszeń jest Urbański sp. z o.o. 
   4. Spółka będzie przetwarzać dane osobowe Sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, Pracowników oraz innych osób, zawarte w Zgłoszeniu w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) lub prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Spółka może w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie, nawet bez jej zgody. 
   5. Powyższe dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia lub przez czas trwania działań podjętych w związku ze Zgłoszeniem przed właściwymi organami, o ile czas ten przekracza okres 3 lat . Spółka zapewnia poufności danych, w związku z otrzymanym Zgłoszeniem. 
   6. Spółka może przekazać dane osobowe podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa. Ponadto Spółka przekaże dane osobowe Jednostce Odpowiedzialnej za Przyjmowanie Zgłoszeń i innym osobom upoważnionym do wyjaśnienia Zgłoszenia, dostawcom systemów IT. W przypadkach określonych Regulaminem, dane osobowe mogą być także przetwarzane przez organy zarządcze lub nadzorcze administratora.
   7. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. 
   8. Sygnalista ma prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania. Przysługuje mu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługują one jedynie w sytuacji, gdy dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Spółkę z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

§17 Odpowiedzialność

1. 1. Każdy Pracownik, który powziął informację o Nieprawidłowości w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych lub zawartej ze Spółką umowy jest zachęcany do dokonania Zgłoszenia na zasadach opisach w Regulaminie, niezwłocznie po powzięciu informacji. 
   2. Prezes Spółki sprawuje nadzór nad wdrożeniem rozwiązań umożliwiających dokonywanie Zgłoszeń w sposób bezpieczny, poufny i zgodny z przepisami prawa. 
   3. Jednostka Odpowiedzialna za Przyjmowanie Zgłoszeń sprawuje nadzór nad procesem przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń zgodnie z Regulaminem i przepisami prawa. 

§18 Zgłoszenia Zewnętrzne 

1. 1. Pracownikom przysługuje prawo zgłoszenia określonych naruszeń prawa, wymienionych w ustawie o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego dla danej kategorii nieprawidłowości organu publicznego oraz w stosownych przypadkach do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej, z pominięciem procedury przewidzianej w tym regulaminie, w szczególności, gdy:
      1. a. w terminie 3 miesięcy od otrzymania Zgłoszenia przewidzianym na przekazanie informacji zwrotnej organizacja nie podejmie działań następczych lub nie przekaże Sygnaliście informacji zwrotnej,
         b. Sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
         c. Sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego bezwzględnie narazi go na działania odwetowe,
         d. w przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy. 

   Spółka zachęca jednak każdego Pracownika, który ma wiedzę o Nieprawidłowości do przekazywania takich informacji właściwym osobom w organizacji. Spółka udostępnia kanały Zgłaszania określone w § 4, aby skutecznie reagować na Nieprawidłowości i zapobiegać ich wystąpieniu w przyszłości. Z uwagi na pełne gwarancje ochrony Sygnalisty oraz większą efektywność wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, Spółka zachęca do ujawnienia informacji o Nieprawidłowości w sposób określony w tym Regulaminie.

§19 Postanowienia końcowe

1. 1. Regulamin obowiązuje wszystkich Pracowników Urbański sp. z o.o.
   2. Znajomość zasad określonych w Regulaminie jest obowiązkiem wszystkich Pracowników. 
   3. Pracownika zaznajamia się z postanowieniami Regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy. 
   4. Spółka powierza Jednostce Odpowiedzialnej za Przyjmowanie Zgłoszeń realizację działań w zakresie przyjmowania Zgłoszeń od Sygnalistów i podejmowania wszelkich opisanych Regulaminem działań następczych. 
   5. Powierzenie to następuje w drodze pisemnego upoważnienia wraz z oświadczeniem. Regulamin Zgłoszeń Wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia go Pracownikom.